Privacy Policy
Wie verwerkt jouw gegevens?
Dat is vzw Heyo, met ondernemingsnummer 0877.974.714 en hoofdvestiging te Kortrijksesteenweg 302, 9000 Gent. Vzw Heyo (hierna: “Heyo”) is een erkende landelijke jeugdvereniging die in het kader van jeugdwerking verschillende soorten reizen organiseert, zoals jeugdvakanties en gezinsvakanties en die daarbij door de privacywetgeving als verwerkingsverantwoordelijke wordt beschouwd. Dat betekent dat Heyo instaat en verantwoordelijk is voor de juiste verwerking van de gegevens en voor het antwoorden op privacygerelateerde vragen. Heyo is bovendien lid van Helan vzw, een economisch samenwerkingsverband en overkoepelende naam van een aantal entiteiten die elk hun eigen activiteiten organiseren. Conform de Europese Verordening van 27 april 2016 over de bescherming van gegevens (GDPR/AVG), heeft Heyo een persoon benoemd als functionaris voor de gegevensbescherming (DPO). Hij is bereikbaar op het volgende adres: privacy@helan.be, of via brief naar Gistelsesteenweg 294, 8200 Sint-Andries. Je kan ook steeds contact opnemen met onze DPO of jouw vraag formuleren via dit contactformulier.
Welke gegevens worden verwerkt, aan wie en op basis waarvan?
Het gaat om de gegevens die je redelijkerwijs kan verwachten bij het boeken van een vakantie of reis, zoals persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, emailadres, rijksregisternummer…) en financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer). In sommige gevallen worden ook medische gegevens verwerkt, bijvoorbeeld bij het kennisnemen van een dieet of van een bepaalde medische situatie waar rekening mee dient te worden gehouden op een vakantie. Deze gegevens worden enkel verwerkt indien dit nodig is en nooit zonder toestemming.
Op basis waarvan verwerkt Heyo die gegevens? In de eerste plaats verwerken wij gegevens om onze hoofdactiviteit te kunnen uitvoeren, namelijk het organiseren van verschillende reizen en vakanties. Om de gegevens, die hiervoor nodig zijn, te verwerken, beroept Heyo zich op drie verschillende rechtsgronden. Enerzijds is de verwerking van bepaalde gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Zo is het bijvoorbeeld nodig dat wij contactgegevens verwerken om met een deelnemer van een vakantie contact te kunnen nemen om praktische redenen. Of kan het nodig zijn dat wij namen doorgeven aan reisinstanties zoals hotels of restaurants.
Daarnaast worden bepaalde gegevens verwerkt om te kunnen verifiëren of iemand klant is van Helan (Helan Onafhankelijk Ziekenfonds) zodat een korting kan toegekend worden. Hiervoor beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang om aan klantenrelatiebeheer te doen. Dit betekent dat we graag de relatie met onze klanten onderhouden en kijken hoe we die kunnen verbeteren. In het kader van diezelfde klantenrelatiebeheer kan het ook zijn dat we je op de hoogte houden van onze vakanties en reizen. Heb je dat liever niet, dan kun je je hier altijd tegen verzetten zodat je deze info niet langer ontvangt. Dit is mogelijk door je onderaan een mail uit te schrijven of dit te laten weten aan privacy@helan.be.
Het kan ook zijn dat we in het kader van verplichte rapportering naar de overheid toe enkele gegevens dienen over te dragen aan de Vlaamse overheid. Dat is omdat Heyo erkend wordt als landelijke jeugdvereniging en omdat we hiertoe verplicht worden op basis van het decreet houdende een vernieuwd jeugd -en kinderrechtenbeleid. Een voorbeeld hiervan is de verwerking van het rijksregisternummer, dat verplicht is om fiscale attesten te kunnen opstellen.
Waar halen we jouw gegevens?
De gegevens die wij verwerken, krijgen wij voornamelijk van jezelf of van je wettelijke vertegenwoordigers (bv ouders). Om een korting toe te kennen is het ook mogelijk dat wij gegevens opvragen bij het Helan Onafhankelijk Ziekenfonds (bv. om de betaling van de bijdragen te controleren).
Wie houdt zich bezig met jouw gegevens?
Jouw gegevens worden verwerkt door medewerkers die via een arbeidscontract gehouden zijn tot het correct naleven van de privacywetgeving. Dat betekent onder andere dat gegevens enkel mogen gebruikt worden de uitvoering van de job en nooit voor andere doeleinden. Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens die relevant zijn voor het vervullen van hun opdracht. Die personen mogen de gegevens uitsluitend gebruiken indien en voor zover noodzakelijk voor het vervullen van hun opdracht. Ze zijn gehouden tot een strikte beroepsdiscretie en tot de naleving van alle technische voorschriften die strekken tot de vrijwaring van de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.
Wie zijn onze verwerkers?
Voor bepaalde verwerkingen doen wij beroep op externe partners, die voor ons gegevens verwerken. Zonder volledig te zijn, gaat het hier onder andere om:
- DasMedia voor het onderhoud van de website
- Helan Onafhankelijk Ziekenfonds om kortingen toe te kennen
- KampAdmin voor het bewaren van data
- Mailjet voor mailcampagnes
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
Hoe lang we gegevens bewaren, hangt eigenlijk af van over welke gegevens het precies gaat en welke wettelijke verplichtingen er zijn omtrent bewaartermijnen (bv bij verzekeringen). In ieder geval bewaart Heyo de gegevens nooit langer dan strikt noodzakelijk.
Welke rechten heb ik?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kent jou enkele rechten toe. Zo heb je onder meer het recht tot inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Zijn er bepaalde gegevens niet (langer) juist, dan kun je deze ook steeds laten verbeteren. Daarnaast heb je ook in bepaalde gevallen het recht om ons te vragen om te stoppen met het verwerken van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer je niet langer op de hoogte wil zijn van onze producten en diensten. Tot slot kun je ook vragen om jouw gegevens te verwijderen. Je kunt al deze rechten uitoefenen via dit contactformulier of door te mailen naar privacy@helan.be. Heyo houdt zich er aan om steeds binnen de maand te antwoorden.